){kind=logo}
){kind=icon}
){kind=logo}
){kind=icon}
Hace unos días vi circulando por las redes sociales un artículo de Rob Lennon sobre cómo cancelar o rechazar reuniones de trabajo “like a boss”. No sé cómo esté tu calendario, pero el mío suele estar repleto de reuniones: la junta editorial de los lunes, la reunión semanal de equipo los miércoles, el “café virtual” para conectar con los colegas, la junta semanal para ver pendientes, la reunión de departamento de los jueves, etc. Estoy segura de que mi agenda no es nada comparada con la de muchos de ustedes, he visto los calendarios de otros compañeros y es una locura.
El fenómeno de la “juntitis” es universal, basta ver la cantidad de memes que hay en internet sobre este tema. También abundan artículos y libros completos sobre cómo hacer reuniones efectivas. Pero la mayoría de estos se limitan a dar consejos como: sé puntual, toma notas, no saques tu teléfono, laptop o cualquier otro distractor, haz reuniones cortas, etc. Y no faltan los CEOs que presumen de hacer las juntas más eficientes. Está el caso de Jeff Bezos quien prohibió el uso de PowerPoint en sus reuniones, y en su lugar, hace que sus empleados preparen memos de 6 páginas que deben leer al comienzo de cada reunión. Incluso, se espera que los empleados preparen estos memos con días e incluso semanas de anticipación. ¿Cómo esto hace que las reuniones sean más eficientes? Mira, no lo sé.
El caso es que muchos de estos artículos fallan en responder una pregunta que, para mí, es esencial: ¿Por qué nos reunimos? Steven Rogelberg, autor del libro The Surprising Science of Meetings dice que “gran parte de la actividad de las reuniones de trabajo son solo hábitos”. Estos hábitos se repiten semana tras semana sin que pensemos críticamente: ¿realmente vale la pena convocar a una junta para este tema? Creo que aquí está el meollo del asunto.
Rob Lennon, al igual que el Dr. Rogelberg, cree que muchas de las reuniones de trabajo que llevamos a cabo se hacen por inercia, sin pensarlo dos veces antes de convocarlas. Es por eso que ha creado un quiz que puedes hacer antes de convocar a una reunión. El cuestionario hace una serie de preguntas como: “¿la junta tiene un propósito específico?”, “¿la discusión requiere lluvia de ideas o resolución de problemas?”, “¿hay alguna decisión que se deba tomar?”.
Aunque coincido con los argumentos de Lennon y el Dr. Rogelberg, confieso que cuando leí el artículo How to Remove Meetings from Your Calendar Like a Boss (Even if You’re Not), tuve sentimientos encontrados. De entrada, tomé notas e incluso compartí el cuestionario con mi compañero Esteban para que lo tomemos en cuenta antes de hacer una reunión. Pero ayer, discutiéndolo con el equipo en la junta editorial, surgió de nuevo la pregunta: ¿Por qué nos reunimos? Pero en esta ocasión la pregunta tomó otro sentido.
Si tomamos en cuenta el contexto de la pandemia, el sentido de esta pregunta cambia. Tomemos en cuenta que muchos de nosotros llevamos más de un año sin vernos las caras de manera real (no a través de una pantalla), no hemos pisado la oficina o una sala de reuniones desde marzo de 2020, no hemos paseado por los pasillos de la universidad en meses y muchos de nosotros tampoco hemos tenido la oportunidad de charlar con un colega con café en mano.
Si bien la “juntitis” es un problema y respetar el tiempo de las personas es sumamente importante, también lo es conectar con las personas. Ver las juntas de trabajo desde una perspectiva utilitaria y en términos de productividad es tener una visión corta. Para muchas personas las reuniones de trabajo son una “pérdida de tiempo” (ojo, a veces sí que lo son), pero evaluar todas nuestras actividades en términos de productividad es lamentable.
Sí, muchas reuniones pueden ser simples emails o un mensaje por Slack. Sin embargo, ninguna plataforma, aplicación o proveedor de correo electrónico podrá reemplazar el poder de la conversación y la discusión. En los medios digitales se pierde mucho el contexto, el tono. Y aunque ni Zoom ni Skype han logrado emular esa sensación inherente de conexión y compañerismo que ofrece la presencialidad, es el recurso más cercano que tenemos por ahora para vernos y conversar. Definitivamente nada se compara con esa charla en la cafetería, la discusión acalorada de una estrategia en la reunión trimestral, esa gran idea que surgió gracias a un encuentro casual en el pasillo de la facultad, o simplemente, ponerse al día con un colega al regreso de las vacaciones.
¿Deberías convocar a esa reunión? No lo sé, tal vez sí.
Hasta la próxima semana.
Editora en jefe
Observatorio de Innovación Educativa
){kind=icon}
){kind=icon}
Este artículo del Observatorio del Instituto para el Futuro de la Educación puede ser compartido bajo los términos de la licencia CC BY-NC-SA 4.0 
)